De seneste år er mulighederne for hjemmearbejde blevet mere fleksible og efter coronapandemien, hvor alle pludselig skulle arbejde hjemmefra, har flere – både medarbejdere, chefer og ledere – fået øjnene op for mange af de positive muligheder og fordele, som hjemmearbejde giver. Men hvordan indretter man den optimale hjemmearbejdsplads? Hvilke regler og krav til en hjemmearbejdsplads er der? Og hvad med udstyr, arbejdsmiljø og andre fordele eller ulemper? Læs med her, hvor Officeguru dykker ned i hjemmearbejdspladsen.
Regler for hjemmearbejdsplads
Fordi det skal give mening både for virksomheden og – i høj grad – for medarbejderne, er der en række krav til hjemmearbejdspladsen. Det er nemlig vigtigt, at medarbejdere har optimale arbejdsforhold, og at der er et ordentligt arbejdsmiljø på hjemmearbejdspladsen. Det gælder dog, at arbejdsgiveren sørger for, og medarbejderen medvirker til, at forholdene på hjemmearbejdspladsen er fuldt forsvarlige både sundhedsmæssigt og sikkerhedsmæssigt.
Det er vigtigt at være opmærksom på, at der ifølge arbejdsmiljøloven er forskel på hjemmearbejde og at have en hjemmearbejdsplads.
Hjemmearbejde: Når man i gennemsnit arbejder hjemmefra mindre end én dag om ugen. I sådan et tilfælde gælder arbejdsmiljøloven ikke, og som arbejdsgiver har man derfor ikke pligt til at stille medarbejderen hjemmearbejdsplads udstyr til rådighed.
Hjemmearbejdsplads: Arbejder man i gennemsnit hjemmefra mere end én dag om ugen, er der en række krav til indretning af hjemmearbejdspladsen samt hjemmearbejdsplads udstyr, som arbejdsgiveren skal overholde. Nye regler om hjemmearbejdsplads forventes dog at træde i kraft fra april 2022. Her er der i stedet tale om mere end to dage om ugen, set som gennemsnit over ca. en måned.
Kilde: IDA
Indretning af hjemmearbejdsplads – hvad er reglerne?
Det er vigtigt, at de af dine medarbejdere, som har en hjemmearbejdsplads, har ordentlige forhold. Dette er vigtigt både for medarbejdernes trivsel, helbred og sundhed, men også vigtigt for arbejdsgiveren, da der er en række krav om indretning af hjemmearbejdsplads og arbejdsmiljø, som skal overholdes, og da det giver arbejdsglæde og forhøjet effektivitet, når man sørger for sine medarbejdere.
Helt overordnet tilsiger arbejdsmiljøloven følgende krav til hjemmearbejdspladser og hjemmearbejdsplads udstyr:
Medarbejderens bord og stol skal passe både i siddehøjde og arbejdshøjde.
Der er ikke krav om hæve-sænkebord.
Ved brug af skærm, skal hjemmearbejdspladsen have adskilt skærm og tastatur, så medarbejderen kan arbejde ordentligt og i hensigtsmæssige arbejdsstillinger.
Kilde: Beskæftigelsesministeriet
De nye regler for hjemmearbejde
På grund af den store efterspørgsel på mulighed for hjemmearbejde efter coronapandemien, vedtog Folketinget i februar 2022 en række nye regler for hjemmearbejde, som forventes at være trådt i kraft i løbet af april 2022. Her blev der bl.a. vedtaget nogle særlige skærmregler:
Den ansatte må gerne bruge sit eget private skrivebord, stol og computer, såfremt at udstyret overholder krav om f.eks. adskilt skærm og tastatur samt justerbar stol.
Hvis den ansattes eget hjemmearbejdsplads udstyr ikke overholder kravene hertil, er det arbejdsgiveren, som skal sørge for, at den ansatte har både udstyr og inventar til rådighed, som f.eks. computer, tastatur, skærm, mus, lampe, stol osv.
Derudover er der vedtaget en regel, ‘mere end to dage om ugen’, hvor reglen om, at der er tale om hjemmearbejde, hvis arbejdstiden svarer til mere én dag, ændres til ‘mere end to dage om ugen’ (set som gennemsnit over ca. en måned). Den nye regel gælder både for skærmarbejde på faste arbejdssteder, derhjemme og på skiftende arbejdssteder.
Kilde: Beskæftigelsesministeriet
Hvad skal du som leder være opmærksom på, når du lader dine medarbejdere arbejde hjemmefra?
Ud over de lovmæssige krav til hjemmearbejdspladser, er der flere punkter, du som leder bør være opmærksom på for at skabe de optimale forhold for dine medarbejdere, der sidder hjemmefra og arbejder, samt for dig og virksomheden. Som leder kan du med fordel strukturere og planlægge hjemmearbejdsdagene, så dine medarbejdere har faste og klare rammer for hjemmearbejdet. Det er en god ide at tage udgangspunkt i opgaverne, der skal løses, i stedet for eksempelvis at fastsætte en til to hjemmearbejdsdage ugentligt uden videre formål. Er der nogle dage, hvor det giver mening, at en række medarbejdere sidder hjemmefra, og er der andre dage, hvor medarbejderne bør møde ind? Det er en god ide at beslutte, hvilke opgaver, der bedst løses på kontoret, og hvilke opgaver der kan løses hjemmefra – tag gerne en snak med dine medarbejdere om deres behov, og kordinér så efterfølgende. Du kan også bruge de næste afsnit om fordele og ulemper til at udarbejde en hjemmearbejdspolitik ud fra.
Fordele og ulemper ved at lade dine medarbejdere arbejde hjemmefra
Ligesom der er fordele og ulemper for dine medarbejdere ved at arbejde hjemmefra, vil der også være fordele og ulemper for dig som leder ved at lade din medarbejdere benytte sig af en hjemmearbejdsplads. Derudover kræver det noget af dig som leder, når du skal lede på distancen og få sat nogle optimale rammer for og forventninger til hjemmearbejdet. Det sætter også krav til, at der udarbejdes en række retningslinjer angående behovet for tilstedeværelse i forbindelse med møder, kurser, projektarbejder, kundebetjening osv., samt at der struktureres ift. eksempelvis telefonbetjening, arbejdstilrettelæggelse, møder, informationer osv.
Potentielle fordele ved at lade dine medarbejdere arbejde hjemmefra:
Dine medarbejdere vil være mere tilfredse og dermed have højere arbejdsglæde, mere motivation og være mere effektive, fordi du giver dem fleksibilitet.
Produktiviteten øges, fordi medarbejderne ofte kan arbejde uforstyrret, når de sidder hjemmefra.
Når du giver medarbejdere mulighed for at arbejde hjemmefra, er det med til dels at fastholde nuværende medarbejdere, dels at rekruttere nye, dygtige medarbejdere, fordi det er fordelagtigt for medarbejdere at have mulighed for en hjemmearbejdsplads.
Det vil være nemmere at sammensætte tværorganisatoriske/tværfaglige teams, når det sker virtuelt, fremfor at flytte dem fysisk.
Du giver bedre udfoldelsesmuligheder for de af dine medarbejdere, der arbejder godt alene og ikke skal bruge energi på at opholde sig i et fysisk miljø.
Potentielle ulemper ved at lade dine medarbejdere arbejde hjemmefra:
Hvis dine medarbejdere arbejder meget hjemmefra, kan det komme til at svække din daglige kontakt til medarbejderne. Værdibaseret ledelse kræver øjenkontakt, nærvær mm., og er derfor sværere at udøve, når man kun har virtuel kontakt med medarbejderne.
Hvis ikke der er lagt en struktur for hjemmearbejdet, kan det munde ud i, at der er tvivl og usikkerhed omkring arbejdsopgaverne.
Du skal potentielt investere i kontormøbler og andet hjemmearbejdsplads udstyr, hvis dine medarbejdere skal arbejde hjemmefra mere end to dage om ugen.
Der er større sårbarhed over for IT-problemer, såsom tekniske problemer eller sikkerhedsmæssige udfordringer (f.eks. i form af hacking).
Der vil opstå tillidsbrud, for ja, der vil være tilfælde, hvor folk misbruger tilliden og tager en slapper, i stedet for at arbejde effektivt.
Kilde: arbejdsmiljøweb.dk. samt artikel fra Officeguru: “Opskriften på den hybride arbejdsplads.” NB: Dette er ikke en udtømmende liste
Fordele og ulemper ved hjemmearbejdsplads til dig, der overvejer at arbejde hjemmefra
Som med så mange andre ting, er der både fordele og ulemper ved at arbejde hjemmefra, da det både kan give ro at sidde derhjemme og kunne fordybe sig, men samtidig kan gøre det svært at adskille arbejdspladsen fra hjemmet. Derudover kræver en hjemmearbejdsplads et arbejdsmiljø, som er lige så godt som på arbejdspladsen på kontoret.
Potentielle fordele ved hjemmearbejdsplads:
Arbejdsdagen kan planlægges mere fleksibelt, så du nemmere kan få både arbejde, familieliv og fritid til at hænge sammen.
Du vil potentielt få mere arbejdsro og undgå forstyrrelser fra kolleger, der kommer ind og stiller spørgsmål i ny og næ – mange oplever en større effektivitet, når de sidder hjemmefra.
Du sparer tid og penge på transport.
Det giver en god følelse af, at din chef/leder har tillid til dig, når du får lov at sidde hjemmefra.
Du sørger selv for at planlægge din dag, og har derfor større indflydelse og ejerskab på din arbejdssituation.
Potentielle ulemper ved hjemmearbejdsplads:
Det kræver meget selvdisciplin og planlægning, så du hverken arbejder for meget eller for lidt.
Hvis familien er hjemme, kan det være svært at finde arbejdsro, og du kan opleve forstyrrelser, fristelser og overspringshandlinger, hvis du arbejder hjemme (f.eks. støvsugning, græsslåning, kaffedrikning med din partner eller en nabo).
Du risikerer at gå glip af vidensdeling og sparring med kolleger (vidensdeling kan dog også blive lettere af, at det foregår virtuelt).
Du risikerer at svække dine sociale og faglige bånd til kolleger og chefer, og du kan potentielt få en følelse af isolation, ensomhed og manglende feedback.
En optimal hjemmearbejdsplads kræver god plads, og der er høje krav til arbejdsmiljø på din hjemmearbejdsplads – den skal være ergonomisk lige så god som på kontoret.
Når du sidder hjemmefra, vil meget kommunikation foregå via mail. E-mails giver store muligheder for misforståelser, fejltolkninger og nag (fordi de ikke kan trækkes tilbage, men bliver hængende).
Kilde: arbejdsmiljøweb.dk. samt artikel fra Officeguru: “Opskriften på den hybride arbejdsplads.” NB: Dette er ikke en udtømmende liste
Den optimale indretning af din hjemmearbejdsplads
Ud over at have orden i dit hjemmearbejdsplads udstyr, såsom computer, skærm, tastatur og kontormøbler, så er der også andre ting, du kan sørge for at tænke over, når du skal stå for indretning af din hjemmearbejdsplads.
Find et separat rum
Hvis du har plads til og mulighed for at finde et separat rum til din hjemmearbejdsplads, er dette en rigtig god måde at sørge for at adskille arbejdet fra resten af hjemmet. Hvis du bor småt, kan dette være en udfordring. Så kan du i stedet tænke over løsninger, hvor du f.eks. ikke sidder i dit soveværelse eller for tæt på din seng, så du undgår at føle, du arbejder, hvor du sover.
Skab et rum med personlighed
For at gøre din hjemmearbejdsplads behagelig at opholde sig ved, kan du forsøge at skabe lidt personlighed til rummet og gøre det til et rart rum at være i. Du kan bl.a. indrette det i nogle glade farver, måske hænge et pænt billede op, eller indrette med nogle ting, der motiverer dig og gør dig glad at kigge på.
Sørg for god belysning
Det er alfa og omega, at du har et godt lys at arbejde i. Det er vigtigt, at der både kommer et naturligt og behageligt dagslys ind, men også at du har ordentlig belysning til rådighed i form af lamper. Hvis det er muligt, kan du med fordel sørge for at indrette det sådan, at du også kan dække for lyset udefra med et gardin, hvis solens stråler rammer lige ind, hvor du sidder, i løbet af dagen.
Hold en god orden
Når du skal koncentrere dig, kan det være svært, hvis der er for meget rod omkring dig i form af f.eks. papir, konvolutter, ledninger osv. Du kan med fordel finde på gode opbevaringsløsninger, som f.eks. nogle pæne kasser eller nogle skuffer, hvor du kan gemme tingene af vejen.