Firmarejser, personalerejser eller forretningsrejser. Kært barn har mange navne. Og uanset hvad du kalder det, er det godt at være forberedt inden du eller dine medarbejdere skal afsted. Herunder vil vi fortælle dig om regler for forretningsrejser, firmature til udlandet og personalerejser.
Forretningsrejser til dine medarbejdere
Fem gode råd og regler til dig, som rejser på forretningsrejse
For at danne det bedste overblik har vi samlet fem gode råd og regler til dig, som rejser på eller sender dine medarbejdere på firmarejse. Herunder vil gennemgå dem én for én, så du er godt forberedt, inden du pakker kufferten.
1. Forretningsrejsens formål
Det siges, at man ikke skal blande business og pleasure, og det skal man også være varsom med. Nogle gange kan grænserne for, hvornår en forretningsrejse er det ene eller andet dog alligevel være flydende. Derfor er det en rigtig god idé at få defineret formålet med rejsen, inden du spænder sikkerhedsselen i det høje luftlag, og sender din medarbejder på en firmatur til udlandet.
Det skal være klart og tydeligt, hvorfor man drager på forretningsrejse, samt hvilken gavn det har for virksomhedens vækst og indtægter. Har forretningsrejsen ingen gavn for virksomheden, kan denne ikke blive betragtet som fradragsberettiget, og er den ikke det, kan medarbejderen risikere at blive personligt beskattet.
2. Hvem griber forretningsrejsen regning?
Som med så meget andet, er det altid en god idé at have aftalt økonomien inden firmarejsen. Det er altså en rigtig god idé at aftale, hvem der tager sig af forretningsrejsens udgifter inden afrejse. Det skal være klart og tydeligt, hvem der betaler for hvad på rejsen. Som udgangspunkt er det arbejdsgiveren, som skal stå for alle udgifter, herunder rejseudgifter, hotelophold, forplejning og lignende.
Derudover skal der stilles et passende beløb til rådighed, som er afsat til de forventede udgifter, som firmarejsen måtte have. Dette kan enten gøres ved at udbetale beløbet til medarbejderen, eller ved at stille et firmakort til rådighed.
Ligeledes skal det være klart og tydeligt, om rejsetiden bliver talt med som en del af arbejdstiden. Rejsetiden kan både tælle helt eller halvt, og såfremt at forretningsrejsen strækker sig over flere uger, har medarbejderen ret til et ugentligt fridøgn, jf. Arbejdstilsynets reglement.
3. Er dit fly blevet forsinket?
Har du været drønuheldig, og er dit fly blevet forsinket? Så fortvivl ej. Dette kan med stor sandsynlighed blive kompenseret, så du kan få dækket de nødvendige og uforudsete udgifter. At det er en forretningsrejse har ingen betydning, da kompensationen altid følger passageren og ikke vedkommende, som har betalt for billetten. Alt du skal gøre, er at få medarbejderen til at registrere forsinkelsen. Kompensationen for den afbrudte firmarejse gælder både forsinkelser, aflysninger, overbooking, en misset flyforbindelse eller boardingafvisning.
4. Rejseforsikring til erhverv
De fleste har en normal rejseforsikring, når de i højsæsonen drager sydpå, men en sådan rejseforsikring gælder ikke, når man tager på firmatur til udlandet. Det er derfor en god idé at tegne en erhvervsrejseforsikring. Denne dækker både, hvis medarbejderen bliver syg eller kommer til skade under forretningsrejsen. På den måde bliver alle udgifter til læge, sygehus, hjemtransport m.m. dækket af forsikringen. Erhversforsikringen dækker også, såfremt en medarbejder er nødt til at rejse hjem på grund af akut opstået sygdom hos en pårørende.
5. Fradrag på firmarejse
Årsopgørelsen er normalvis ikke det mest ophidsende at tænke på, når man er på rejse – også selvom det er en firmarejse. Men der er faktisk penge at hente, når man som privatperson tager på forretningsrejse. Dette er relevant for dine medarbejdere, hvis virksomheden ikke dækker de nødvendige rejseudgifter til forretningsrejsen eller betaler en skattefri godtgørelse. Du kan læse meget mere om disse fradrag på Skats hjemmeside.
Personalerejser som ekstra forkælelse
En personalerejse behøver ikke at være en firmatur til det store udland. Man kan også sagtens blive i kongeriget Danmark, og en firmatur er en god måde at forkæle sine medarbejdere. Skal man arrangere en personalerejse for sine medarbejdere, kunne det fx være:
En tur i det fri på Glamping
En tur bag køkkenbordet på kokkeskole
En tur i båd på kanalrundfart
Mulighederne for personalerejser er mange, og det er helt op til virksomheden, hvad der kunne være sjovt at lave væk fra kontoret.
Pointen med en personalerejse er blot, at man gør noget ekstra ud af det for at forkæle sine hårdtarbejdende medarbejdere. Og så gør det ikke noget, at tilbringe lidt tid med sine kollegaer uden for det åbne kontorfællesskab – det giver ofte nogle ekstra samtaleemner, når man står over morgenkaffen eller i køen til kantinen.
Læs mere om personalegoder her.