En glad, erfaren og professionel office manager eller assistent kan være fundamentet i et positivt og produktivt arbejdsmiljø. Vi er stolte af vores samarbejde med Glycom, der over en årrække har professionaliseret deres drift af kontoret bl.a. ved at rekruttere den helt rigtige profil til at have ansvaret for den daglige kontrodrift.
Nora Mezo fra Glycom giver os her indsigt i, hvordan den helt rigtige person kan gøre en stor forskel i den daglige drift og fungere som en bærende søjle i kontordriften.
Glycom er en innovativ biotekvirksomhed, og Nora har hos Glycom rollen som facility, EHS- og site security manager. Hendes arbejdsdag er aldrig den samme, og hun må ofte håndtere uforudsete opgaver, der kræver hendes øjeblikkelige opmærksomhed. Lige netop derfor er Noras højre hånd i office management, Charm, uundværlig, når det kommer til at tage sig af de daglige opgaver og sikre, at alt kører glat.
.jpg?width=800&dpr=2&quality=45)
Baseret på samtalen med Nora - og vores erfaring på tværs af vores over 500 kunder - har vi skabt en profil af den perfekte Office Manager. Her er de kvaliteter og kvalifikationer, du bør kigge efter:
Profilen du bare må have
Serviceorienteret
Nora fremhæver vigtigheden af at have en serviceminded tilgang samt at være parat til at hjælpe sine kolleger. En office manager har nemlig både ansvaret for at sikre, at kontorområdet fungerer gnidningsfrit, og at medarbejdernes behov opfyldes – for som Nora selv siger det:
“Happy colleagues, happy customers”.
Energisk og positiv attitude
Den ideelle kandidat er energisk, positiv og fuld af idéer. Det er en kæmpe bonus at have en proaktiv tilgang og være i stand til at bidrage positivt til arbejdsmiljøet. Nora påpeger, hvordan Charms positive attitude og evne til at generere ideer til forbedring af arbejdspladsen gør hende til en utrolig værdifuld ressource.
Kommunikationsfærdigheder
Effektiv kommunikation er afgørende for at koordinere med leverandører, medarbejdere og ledelse. Derfor er det utrolig vigtigt at kunne kommunikere klart og selvsikkert både mundtligt og på skrift.
Detaljeorienteret og tilpasningsdygtig
Den ideelle kandidat skal have et skarpt øje for detaljer og være omhyggelig og forpligtet til at opretholde høje standarder. Rollen som Office Manager er ofte af dynamisk karakter, og det er derfor vigtigt at være tilpasningsdygtig og i stand til at håndtere skiftende prioriteter og uforudsete udfordringer.
Dedikation og erfaring
Nora påpeger, hvordan det er et kæmpe plus at have baggrund inden for kundeservice eller hospitality, da der klart vil kunne drages fordele af tidligere erfaring inden for et relateret felt. Positionen som Office Manager er enormt vigtig og bør ikke bare påduttes hvem som helst. Det er afgørende at finde én, der er dedikeret til rollen, og som vil varetage jobbet med gåpåmod og lyst til at bidrage til medarbejdernes trivsel og kontorets drift.
Her har du den så, opskriften på den perfekte Office Manager/assistent. Det er disse kvaliteter, du bør lede efter, når du har brug for nogen til at udfylde den yderst vigtige rolle.
Brug for hjælp til jobbeskrivelsen?
Har du behov for input til selve jobbeskrivelsen, så findes den i denne artikel.