Alle virksomheder kan, uanset type og størrelse, have brug for hjælp til at håndtere alle de administrative og praktiske opgaver, der er en på arbejdsplads. Disse opgaver kan sagtens uddelegeres til en office manager eller piccoline/piccolo, og herunder har vi samlet lidt info om, hvad disse funktioner varetager, og hvorfor de kan være gavnlige for jeres arbejdsplads. Hvis ikke man har én ansat til at varetage disse mange arbejdsopgaver, så sker der ofte det, at ansvaret for opgaver som mælk, frokost, rengøring mm. ender med at blive fordelt mellem medarbejderne – og det er både spild af værdifuld tid og ressourcer. Her kan du læse mere om, hvad en office manager og piccoline/piccolo laver.
Hvad er en office manager?
I rigtig mange store kontorfællesskaber vil der ofte være en office manager at finde på gangene eller i køkkenet. Vedkommende sørger for den daglige drift på kontoret og er helt uundværlig, når en travl dag på kontoret skal løbe rundt. I nogle tilfælde er titlen receptionist, sekretær el.lign,. men fælles er ansvaret for at styre og koordinere kontorets administrative aktiviteter, og sikre at der er styr på rammerne for et godt arbejdsmiljø. En office manager varetager ofte også alle de praktiske opgaver på kontoret og sørger bl.a. for, at kaffemaskinen altid kører, at der er mælk til kaffen, at frokosten bliver sat frem, at sommerfesten bliver planlagt, og at der er indkøbt julegaver. Listen over opgaver er lang og også enormt varieret afhængig af arbejdspladsens størrelse.
En office manager kan være en rigtig stor hjælp på kontoret, da de tager sig af de opgaver, som ellers ville tage tid fra medarbejdernes egentlige arbejde. De er på mange måder kontorets blæksprutte, men selv en blæksprutte kan nogle gange bruge en ekstra hånd. Til at hjælpe kontorets office manager kan det derfor være godt at ansætte en piccolo eller piccoline, og den rolle kan du læse mere om herunder.
Hvad er en piccoline eller en piccolo?
En piccoline eller piccolo har også til opgave at sørge for kontorets daglige drift, deres opgaver er dog typisk mere praktiske end administrative. De er ofte dem, som møder først ind på kontoret. Her tænder de loftlys og kaffemaskine, skruer op eller ned på radiatorerne, og tjekker at alt er klar til, at de øvrige medarbejdere møder ind. De har mange forskellige funktioner, og vi har herunder listet forskellige eksempler på piccolo eller piccoline opgaver.
Eksempel på piccolo og piccoline opgaver
En piccolo eller piccoline fungerer som kontorets øjne, ører og arme, og de har i løbet af en normal arbejdsdag mange faste opgaver at tage sig til. Det kunne bl.a. være:
At rengøre toilet, køkken og/eller øvrige overflader
At klargøre og rydde op efter den fælles frokost
At sørge for der er kaffe i maskinen
At fylde og tømme opvaskemaskinen
Udover disse mange praktiske opgaver, varetager en piccolo eller piccoline også ofte såkaldte ad hoc opgaver.
Hvad er ad hoc opgaver?
En piccolo eller piccoline har i løbet af en normal arbejdsdag mange faste opgaver, som er med til at sørge for kontorets daglige drift. I løbet af en dag vil der dog helt naturligt også opstå forskellige ad hoc opgaver. Når kaffemaskinen kører, opvaskemaskinen er tømt, og frokosten er klargjort, skal dagen fyldes ud med andre gavnlige ting på kontoret. Vi har herunder listet eksempler på forskellige ad hoc opgaver.
Eksempel på ad hoc opgaver
Ad hoc opgaver er de opgaver, som du snubler over, når du egentlig står og laver noget helt andet. Vi kender det selv alt for godt. Du står og gør aftensmaden klar, da du opdager noget snavs på gulvet, og før du har set dig om, har du fået rengjort hele køkkenet alt imens, at maden har simret på komfuret. Det er den type opgaver, som ikke kan blive skemalagt på samme måde som de øvrige faste opgaver, da det fx ikke vil være nødvendigt at rengøre hele køkkenet hver dag, men som oftest bliver gjort efter behov. På et kontor kunne ad hoc opgaver for en piccolo eller piccoline være:
At rydde op i depotrummet
At klargøre the/kaffe/vand til et kundemøde
At hente plastre i den nærmeste dagligvarebutik
At vande planterne, hvis de hænger med næbbet
På et kontor fortjener både office managers, piccoloer og piccoliner altså en stor anerkendelse for de mange forskellige opgaver, som de tager sig af, så vi andre kan nyde en brandvarm kop kaffe og koncentrere os om vores egen opgaveportefølje.