Alle virksomheder kan, uanset type og størrelse, have brug for hjælp til at håndtere alle de administrative og praktiske opgaver, der hører til at drive en god arbejdsplads. Disse opgaver kan sagtens uddelegeres til en office manager eller piccoline/piccolo.
Vi har samlet lidt info om, hvad disse roller indebærer og hvorfor de kan være gavnlige for jeres arbejdsplads. Hvis ikke man har en ansat til at varetage disse mange arbejdsopgaver, sker det ofte, at ansvaret for opgaver som frokost, rengøring, mælk til kaffen mm. ender med at blive fordelt mellem de øvrige medarbejdere – og det er både spild af værdifuld tid og ressourcer.
Herunder kan du læse mere om, hvad en office manager og piccoline/piccolo laver.
Hvad er en office manager?
Man vil ofte kunne finde en office manager på gangene i rigtig mange store kontorfællesskaber. Vedkommende sørger for den daglige drift på kontoret og er helt uundværlig, når den travle hverdag på kontoret skal løbe rundt. I nogle tilfælde er titlen receptionist, sekretær el.lign., men fælles er ansvaret for at styre og koordinere kontorets administrative aktiviteter, og sikre at der er styr på rammerne for et godt arbejdsmiljø. En office manager varetager ofte også alle de praktiske opgaver på kontoret og sørger bl.a. for, at kaffemaskinen altid kører, at frokosten bliver sat frem, at sommerfesten bliver planlagt og at der er indkøbt julegaver. Listen over opgaver er lang og også enormt varieret afhængig af arbejdspladsens størrelse.
“Min rolle er at sørge for at alt spiller - jeg er ligesom knudepunktet, og det er mig, folk henvender sig til.” -Emrije, Office Manager hos GreenMobility
En office manager kan være en rigtig stor hjælp på kontoret, da de tager sig af de opgaver, som ellers ville tage tid fra medarbejdernes egentlige arbejde. De er på mange måder kontorets blæksprutte, men selv en blæksprutte kan nogle gange bruge en ekstra hånd. Til at hjælpe kontorets office manager kan det derfor være godt at ansætte en piccolo eller piccoline, og den rolle kan du læse mere om herunder.
Læs mere om Emrijes rolle som office manager her: https://officeguru.dk/da/blogs/smaa-detaljer-stor-indflydelse-office-management-hos-greenmobility
Hvad er en piccoline eller piccolo?
En piccoline/piccolo har også til opgave at sørge for kontorets daglige drift, deres opgaver er dog typisk mere praktiske end administrative. De er ofte dem, som møder først ind på kontoret. Her tænder de loftlys og kaffemaskine, skruer op eller ned på radiatorerne, og tjekker at alt er klar til, at de øvrige medarbejdere møder ind. De har mange forskellige funktioner, og vi har herunder listet forskellige eksempler på piccoline/piccolo opgaver.
Rollen som piccoline/piccolo kan også medføre stort ansvar: "Jeg gør egentlig bare alt for, at de andre får en nemmere hverdag." -Petrine, Piccoline hos Maigaard & Molbech
Eksempler på piccoline og piccolo opgaver
En piccoline/piccolo fungerer som kontorets øjne, ører og arme, og de har i løbet af en normal arbejdsdag mange faste opgaver at tage sig til. Det kunne bl.a. være:
At rengøre toilet, køkken og/eller øvrige overflader
At klargøre og rydde op efter den fælles frokost
At sørge for, at der er kaffe i maskinen
At fylde og tømme opvaskemaskinen
Udover disse mange praktiske opgaver, varetager en piccoline eller piccolo også ofte såkaldte ad hoc opgaver.
Læs mere om hvilke piccoline/piccolo services vores fantastiske samarbejdspartnere tilbyder her: https://officeguru.dk/da/services/piccolo-og-piccolineservice
Hvad er ad hoc opgaver?
En piccoline eller piccolo har i løbet af en normal arbejdsdag mange faste opgaver, som er med til at sørge for kontorets daglige drift. I løbet af en dag vil der dog helt naturligt også opstå forskellige ad hoc opgaver. Når kaffemaskinen kører, opvaskemaskinen er tømt og frokosten er klargjort, skal resten af dagen fyldes ud. Vi har herunder listet eksempler på forskellige ad hoc opgaver.
Eksempler på ad hoc opgaver
Ad hoc opgaver er de opgaver som du snubler over, når du egentlig står og laver noget helt andet. Vi kender det selv alt for godt. Du står og gør aftensmaden klar, da du opdager noget snavs på gulvet, og før du har set dig om, har du fået rengjort hele køkkenet alt imens, at maden har simret på komfuret. Det er den type opgaver, som ikke kan blive skemalagt på samme måde som de øvrige faste opgaver, da det fx ikke vil være nødvendigt at rengøre hele køkkenet hver dag, men som oftest bliver gjort efter behov. På et kontor kunne ad hoc opgaver for en piccoline/piccolo være:
At rydde op i depotrummet
At klargøre the/kaffe/vand til et kundemøde
At hente plastre i den nærmeste dagligvarebutik
At vande planterne, hvis de hænger med næbbet
På et kontor fortjener både office managers, piccoliner og piccoloer altså en stor anerkendelse, for de mange forskellige opgaver de tager sig af, så vi andre kan nyde en brandvarm kop kaffe og koncentrere os om vores egen opgaveportefølje.
Mangler I en office manager eller piccoline/piccolo på jeres kontor?
Lyder en office manager eller piccoline/piccolo som noget du kunne bruge på dit kontor, til at varetage opgaverne beskrevet ovenfor? Så læs med her!
Her er nemlig vores bedste bud på et jobopslag, der henvender præcist, så I kan være sikre på at I finder den helt rigtige til rollen.
Jobopslag: Office Manager og/eller Piccoline/Piccolo
Kunne du tænke dig at være hjernen bag den daglige drift på vores kontor? Vil du være med til at skabe et positivt arbejdsmiljø og sørge for, at vores medarbejdere kan fokusere på deres opgaver uden bekymring for praktiske detaljer? Så er du måske vores nye Office Manager og/eller Piccoline/Piccolo!
Office Managerens Rolle:
Som vores Office Manager vil du være den, der holder skuden sejlende. Du vil være ansvarlig for at koordinere kontorets administrative aktiviteter og skabe et godt arbejdsmiljø. Dine opgaver inkluderer at sikre, at kontoret fungerer problemfrit, at frokosten er velsmagende og kører på skinner, at sommerfesterne er velplanlagte, og julegaverne er købt ind. Du vil være kontorets blæksprutte og en uvurderlig støtte for vores medarbejdere.
Piccoline/Piccolos Rolle:
Vores Piccoline/Piccolo udfører en række praktiske opgaver, herunder forberedelse til møder, oprydning efter frokost og ansvar for at kaffemaskinen er klar til at kickstarte dagen. Piccolinen/Piccoloen er også ansvarlig for ad hoc-opgaver, der opstår i løbet af dagen og sikrer, at kontoret fungerer gnidningsløst.
Kvalifikationer:
Hvis du er en alsidig og proaktiv person, der trives med at tage ansvar for kontorets praktiske og administrative behov, så er dette job måske noget for dig. Vi tilbyder et spændende arbejdsmiljø, gode kollegaer og muligheden for at være en uundværlig del af vores team. Vi ser gerne at du besidder følgende kvalifikationer:
Organiseret og omhyggelig
Proaktiv og fleksibel
God til at arbejde selvstændigt
Fremragende kommunikationsevner
Erfaring med lignende opgaver er en fordel
Hvis du har lyst til at bidrage til et positivt arbejdsmiljø og hjælpe vores kontor med at blomstre, så send os din ansøgning og CV. Vi ser frem til at høre fra dig!
Vil du lære mere om, hvordan du tager facility management til nye højder? Deltag i vores webinarer -> https://officeguru.dk/da/webinar
