Effektiv Kontordrift uden Office Manager: Et Case Study med C&B Systemer

Kontordrift kan v√¶re en udfordrende opgave, is√¶r n√•r du har et dynamisk kontor med 40 til 50 medarbejdere og hyppige bes√łg fra kunder, kursister og samarbejdspartnere. Men hvad hvis jeg fortalte dig, at det er muligt at k√łre kontoret effektivt, opretholde h√łj medarbejdertilfredshed og spare tid og ressourcer uden at have en Office Manager ansat?¬†

Dette er præcis, hvad C&B Systemer, der er markedsleder indenfor software til ejendomsmæglerbranchen, har opnået takket være et krystalklart fokus på procesoptimering og Officeguru-platformen.

Med fare for at bruge for mange superlativer er vi dybt imponerede over C&B Systemers innovative tilgang og enormt stolte over vores samarbejde med dem. C&B Systemer arbejder yderst struktureret på at skabe en fantastisk ramme for både medarbejdere og samarbejdspartnere, og her spiller kontoret en vigtig rolle i hverdagen.

I en nylig samtale med David Lysgaard, COO (Driftsdirekt√łr) hos C&B Systemer, fik vi indblik i, hvordan virksomheden har transformeret sin kontordrift ved at samle sine serviceleverand√łrer p√• Officeguru-platformen. David delte ogs√• eksempler p√•, hvordan denne overgang har gjort det nemmere at administrere kontoret og sikre, at medarbejderne er tilfredse - p√• trods af at C&B Systemer ikke har en Office Manager ansat til at styre kontordriften l√¶ngere. I stedet er der gennem platformen skabt et t√¶t samarbejde med kontorets leverand√łrer, hvilket har skabt en nemmere hverdag for ledelsen og medarbejderne.

Digitalisering skaber effektivitet, besparelser og medarbejdertilfredshed

C&B Systemer har specialiseret sig i at levere softwarel√łsninger til ejendomsm√¶glerbranchen i Danmark. Med over 40 medarbejdere, der arbejder hybridt, og hyppige bes√łg fra kunder og leverand√łrer, var kontordriften en udfordring. F√łr Officeguru-platformen var der behov for en Office Manager til at h√•ndtere alt fra frokostordrer til reng√łringsopgaver. David forklarer:

"Fx. f√łr vi havde Officegurus frokostapp, havde vi en k√¶mpe administration med frokostordningen, og der havde vi en Office Manager ansat, der sad og administrerede til- og fra-meldinger, samt vores √łkonomiafdeling, der skulle registrere, hvem der havde bestilt frokost og s√• videre."

Medarbejderne benytter i dag Officegurus medarbejder-app til at til- og framelde frokost, samt tilkendegive pr√¶ferencer, fx. vegetar eller glutenallergi. Udover at have resulteret i mindre madspild og besparelser p√• antal kuverter, er den administrative byrde nu en helt anden, og hver m√•ned kan David til √łkonomi tr√¶kke en oversigt over, hvem der spiste med hvilke dage.

"De administrative udfordringer har vi ikke mere. Frokost appen er et godt eksempel på den fleksibilitet, vi har fået med Officeguru ... Vi kan tilbyde vores medarbejdere en god fleksibilitet ved at registrere, hvornår de er her - og jeg skal ikke forholde mig til, om vi har styr på frokost."

Samarbejde om smartere processer

En af de mest bem√¶rkelsesv√¶rdige fordele ved Officeguru-platformen er muligheden for at samarbejde t√¶ttere med kontorets leverand√łrer om smartere processer. Det er ikke l√¶ngere en medarbejder, der k√łrer kaffemaskinens reng√łringsprogram efter frokost, eller en medarbejder, der indk√łber og fylder fire liter m√¶lk i k√łleskabet. Det, og mange andre sm√• opgaver, har David og de tre andre brugere, som C&B Systemer har p√• platformen, uddelegeret til deres t√¶tte leverand√łrer.

"Vi har v√¶ret gode til at samle s√• mange af vores leverand√łrer p√• platformen som muligt, hvilket har gjort det lettere for os at samarbejde om smartere processer. Vi har uddelegeret opgaver som reng√łring og forplejning til vores leverand√łrer, hvilket har frigjort vores tid og ressourcer."

Uddelegeringen af ansvar til leverand√łrer stiller st√łrre krav til b√•de kommunikation, forventningsafstemning og p√•lidelighed hos leverand√łrerne. Her fremh√¶ver David, at Officegurus kvalitetsscreening og kontinuerlige ratings indsamlet fra platformens over 450 kunder har gjort det nemmere for ham at finde p√•lidelige leverand√łrer.

"Jeg ved, at leverand√łrerne p√• platformen er p√•lidelige og kvalificerede. Jeg har kun oplevet, at alle de leverand√łrer, vi har k√łrt med, har leveret 5 stjerner for alt, hvad de har gjort ... Officeguru kan jo ikke have en h√•ndv√¶rker, der kommer, som er ubehagelig eller ikke kan sit arbejde godt nok."

Konklusion

C&B Systemer har demonstreret, at effektiv kontordrift er mulig uden en Office Manager. Ved at samle serviceleverand√łrer p√• √©n platform har virksomheden opn√•et en enest√•ende grad af kontrol og effektivitet i deres kontordrift. Samtidig har de investeret i kontorets indretning for at sikre, at medarbejderne trives. Dette er et perfekt eksempel p√•, hvordan moderne teknologi, struktur og intelligente l√łsninger kan forvandle kontordriften til gavn for b√•de virksomheden og dens medarbejdere.