Kontordrift kan være en udfordrende opgave, især når du har et dynamisk kontor med 40 til 50 medarbejdere og hyppige besøg fra kunder, kursister og samarbejdspartnere. Men hvad hvis jeg fortalte dig, at det er muligt at køre kontoret effektivt, opretholde høj medarbejdertilfredshed og spare tid og ressourcer uden at have en Office Manager ansat?
Dette er præcis, hvad C&B Systemer, der er markedsleder indenfor software til ejendomsmæglerbranchen, har opnået takket være et krystalklart fokus på procesoptimering og Officeguru-platformen.
Med fare for at bruge for mange superlativer er vi dybt imponerede over C&B Systemers innovative tilgang og enormt stolte over vores samarbejde med dem. C&B Systemer arbejder yderst struktureret på at skabe en fantastisk ramme for både medarbejdere og samarbejdspartnere, og her spiller kontoret en vigtig rolle i hverdagen.
I en nylig samtale med David Lysgaard, COO (Driftsdirektør) hos C&B Systemer, fik vi indblik i, hvordan virksomheden har transformeret sin kontordrift ved at samle sine serviceleverandører på Officeguru-platformen. David delte også eksempler på, hvordan denne overgang har gjort det nemmere at administrere kontoret og sikre, at medarbejderne er tilfredse - på trods af at C&B Systemer ikke har en Office Manager ansat til at styre kontordriften længere. I stedet er der gennem platformen skabt et tæt samarbejde med kontorets leverandører, hvilket har skabt en nemmere hverdag for ledelsen og medarbejderne.
Digitalisering skaber effektivitet, besparelser og medarbejdertilfredshed
C&B Systemer har specialiseret sig i at levere softwareløsninger til ejendomsmæglerbranchen i Danmark. Med over 40 medarbejdere, der arbejder hybridt, og hyppige besøg fra kunder og leverandører, var kontordriften en udfordring. Før Officeguru-platformen var der behov for en Office Manager til at håndtere alt fra frokostordrer til rengøringsopgaver. David forklarer:
"Fx. før vi havde Officegurus frokostapp, havde vi en kæmpe administration med frokostordningen, og der havde vi en Office Manager ansat, der sad og administrerede til- og fra-meldinger, samt vores økonomiafdeling, der skulle registrere, hvem der havde bestilt frokost og så videre."
Medarbejderne benytter i dag Officegurus medarbejder-app til at til- og framelde frokost, samt tilkendegive præferencer, fx. vegetar eller glutenallergi. Udover at have resulteret i mindre madspild og besparelser på antal kuverter, er den administrative byrde nu en helt anden, og hver måned kan David til økonomi trække en oversigt over, hvem der spiste med hvilke dage.
"De administrative udfordringer har vi ikke mere. Frokost appen er et godt eksempel på den fleksibilitet, vi har fået med Officeguru ... Vi kan tilbyde vores medarbejdere en god fleksibilitet ved at registrere, hvornår de er her - og jeg skal ikke forholde mig til, om vi har styr på frokost."
Samarbejde om smartere processer
En af de mest bemærkelsesværdige fordele ved Officeguru-platformen er muligheden for at samarbejde tættere med kontorets leverandører om smartere processer. Det er ikke længere en medarbejder, der kører kaffemaskinens rengøringsprogram efter frokost, eller en medarbejder, der indkøber og fylder fire liter mælk i køleskabet. Det, og mange andre små opgaver, har David og de tre andre brugere, som C&B Systemer har på platformen, uddelegeret til deres tætte leverandører.
"Vi har været gode til at samle så mange af vores leverandører på platformen som muligt, hvilket har gjort det lettere for os at samarbejde om smartere processer. Vi har uddelegeret opgaver som rengøring og forplejning til vores leverandører, hvilket har frigjort vores tid og ressourcer."
Uddelegeringen af ansvar til leverandører stiller større krav til både kommunikation, forventningsafstemning og pålidelighed hos leverandørerne. Her fremhæver David, at Officegurus kvalitetsscreening og kontinuerlige ratings indsamlet fra platformens over 450 kunder har gjort det nemmere for ham at finde pålidelige leverandører.
"Jeg ved, at leverandørerne på platformen er pålidelige og kvalificerede. Jeg har kun oplevet, at alle de leverandører, vi har kørt med, har leveret 5 stjerner for alt, hvad de har gjort ... Officeguru kan jo ikke have en håndværker, der kommer, som er ubehagelig eller ikke kan sit arbejde godt nok."
Konklusion
C&B Systemer har demonstreret, at effektiv kontordrift er mulig uden en Office Manager. Ved at samle serviceleverandører på én platform har virksomheden opnået en enestående grad af kontrol og effektivitet i deres kontordrift. Samtidig har de investeret i kontorets indretning for at sikre, at medarbejderne trives. Dette er et perfekt eksempel på, hvordan moderne teknologi, struktur og intelligente løsninger kan forvandle kontordriften til gavn for både virksomheden og dens medarbejdere.
