Effektiv office management er hjørnestenen i et velfungerende og attraktivt kontormiljø hos GreenMobility. I denne blogpost vil vi dykke ned i, hvordan små detaljer kan have en betydelig indflydelse på den daglige drift og trivsel på kontoret, baseret på et interview med Emrije fra GreenMobility, hvor hun deler deres erfaringer og perspektiver.
Rollen som Office Manager
En af de første ting, der blev belyst under interviewet, var, at Emrije er et centralt knudepunkt. "Min rolle er at sørge for at alt spiller"
GreenMobility's perspektiv er klart: Office Manageren er ofte den første, folk henvender sig til, når der er behov for noget på kontoret. Det er således både praktiske ting, som når noget ikke virker, eller når noget socialt har behov for en tovholder. Som Emrije sagde, "Jeg er ligesom knudepunktet, og det er mig, folk henvender sig til."
De små detaljer er "noget af det vigtigste"
Emrije står også over for en bred vifte af uforudsigelige opgaver. Fra at løse problemer som når kaffemaskinen ikke virker til flytning af møbler og bestilling af forsyninger til fredagsbaren, er det office manageren, der holder kontoret kørende. Som det blev sagt i interviewet, "Jeg hjælper til, så mine kollegaer kan koncentrere sig om at udføre deres arbejde… opgaver lægges på mit bord, og jeg kører gerne i IKEA eller andre steder - det skal min chef eller andre altså ikke bruge deres tid på..."
En vigtig pointe, der kom frem, er betydningen af små detaljer. GreenMobility har lært, at det er de små ting, der kan gøre den største forskel i office management. Det kan være alt fra at tænde for lamper til at sørge for, at frokosten altid er præsentabel. Som Emrije sagde, “ser jeg noget som ikke er optimalt, så fixer jeg det”
Frokosten, den store humørsvinger
"Maden er samlingspunktet”
Et fokusområde for Emrije er selve frokostoplevelsen, da den i høj grad er med til at sætte stemningen på kontoret. Et er, at man tapper energi til frokost, men noget andet er selve glæden ved god mad og fællesskabet. Emrije har over tiden erfaret, at spiller frokosten ikke, så har det en direkte indvirkning på dynamikken på kontoret.
“Hvis frokosten ikke er optimal eller ikke lever op til forventningerne, så dykker humøret. Det er meget tydeligt, og det er kommet helt bag på mig.”
Derfor indsamles der dagligt feedback, hvilket bliver videregivet igennem rating af dagens mad gennem Officeguru appen, samt ved direkte feedback til køkkenet via Officeguru chat appen. Det er også fast rutine at skifte køkkenleverandør fra tid til anden, hvilket gøres nemt pga. Officegurus markedsplads.
Digitalisering og teknologi
"Når jeg er på ferie, kan min chef nemt se hvem og hvad"
En afgørende faktor for effektiv office management er brugen af teknologi. GreenMobility har implementeret Officeguru til at optimere processerne. Dette gør det lettere at koordinere opgaver og sikre, at ingenting bliver overset. Som Emrije sagde, "Vi har samlet alt i Officeguru. Det er så nemt at få overblikket for både mig og min chef - faktisk behøver jeg næsten ikke have min Outlook åbnet."
Trivsel og arbejdsmiljø
"Det grønne omgivelser skaber et roligt arbejdsmiljø”
Et positivt arbejdsmiljø er afgørende for trivsel og produktivitet. GreenMobility har erfaret, at de grønne omgivelser har en positiv indvirkning på stemningen på kontoret. Det er virkelig hyggeligt på kontoret, og det er tydeligt, at kontormiljøet afspejler GreenMobilitys brand. Der er plantevægge, masser af planter, grønt og hvidt på væggene, samt en masse billeder af produktet; de hvide biler, som vi alle kender så godt. Dette kan tjene som inspiration for alle, der ønsker at skabe et inspirerende arbejdsmiljø.
Valg af leverandører
"Vigtigheden af at finde den rette balance mellem pris og kvalitet."
Når det kommer til ekstern service og leverandørvalg, er GreenMobility opmærksom på vigtigheden af at finde den rette balance mellem pris og kvalitet. Det handler om at vælge leverandører, der kan levere den ønskede service til en overkommelig pris. Ved visse services kigges der primært på pris, f.eks. rengøring, hvor valget faldt på den leverandør blandt de tre tilbud i Officegurus markedsplads, der havde den laveste pris. Da samtlige leverandører på Officeguru platformen er kvalitetsgodkendt af Officeguru, stolede Emrije på at alle leverandørerne ville kunne leve op til den ønskede kvalitet - hvilket den billigste og nuværende leverandør også gør.
Ved valget af det seneste frokostkøkken var prisen mindre vigtig. Her blev køkkenernes menuer derimod gransket, samt Emrijes Customer Success ansvarlige fra Officeguru taget med på råd. Selvom det nye køkken er lidt dyrere, så opvejer kollegaernes glæde ved frokostbordet bestemt merprisen.
Afslutning
Effektiv office management handler om at jonglere mange opgaver og detaljer, store som små. Som vi har set i dette interview med GreenMobility, kan de små detaljer have en stor indflydelse på kontorets funktion og medarbejdernes trivsel. Det er en påmindelse om, at opmærksomhed på detaljer kan gøre en verden til forskel. Derudover skal der styr på frokosten. For er der ikke styr på frokosten, er helvede løs i laksegade.
