Har du nogensinde følt dig overvældet af kontoradministration? Er det en kamp at holde styr på leverandører, serviceaftaler og små ad-hoc opgaver?
Så er du ikke alene. Camila Abreu, Operations Coordinator hos Driversnote, delte for nylig deres erfaring med at samle al kontoradministration i Officeguru-platformen, og hvordan det har optimeret deres arbejdsdag og leverandørrelationer.
Al Kontoradministration Samlet Ét Sted
For et par år siden besluttede Driversnote at samle al deres kontoradministration på Officeguru-platformen. Hensigten var i højere grad at professionalisere driften af kontoret. Driversnote gav deres nuværende leverandører mulighed for fremadrettet at samarbejde ved brug af Officeguru-platformen. Helt praktisk sendte de dem blot en invitation til at oprette en bruger. Kun en leverandør var ikke klar på at digitalisere samarbejdet, hvilket ledte til en udskiftning af rengøringsleverandøren til en, der brugte Officeguru.
I dag bruger Driversnote Officeguru til en bred vifte af tjenester, inklusive planteservice, vinduespudsning, rengøring, kaffetjenester og diverse ad-hoc services.
Den største fordel? "All office operation in one place," som Camila beskriver det. Især chatfunktionen med leverandørerne er værdsat og fungerer i praksis som en slags help desk, hvor Camila og hendes chef kan følge med i al dialog med leverandørerne. Specielt muligheden for at leverandøren markerer en opgave som "håndteret" sikrer god gensidig forståelse for fremdrift, hvilket sparer tid og mindsker misforståelser.
Dag-til-Dag Kommunikation Gennem Chat
Officeguru’s chat app har forbedret den daglige kommunikation markant. "Muligheden for hurtigt at tage et billede og give feedback skaber et godt fundament for en bedre relation til leverandørerne," siger Camila. Denne funktion har ikke kun gjort det nemmere at kommunikere behov og ønsker, men har også skabt en mere personlig og effektiv dialog med leverandørerne, hvilket også skaber et godt grundlag for dialogen, når den pladsansvarlige fra rengøringsleverandøren kommer på sit månedlige besøg.
Tid og Hovedpine Sparet
En af de mest bemærkelsesværdige fordele ved at samle kontoradministrationen i Officeguru er den tid og de bekymringer, der er blevet sparet.
"Vi sparer meget tid og ikke mindst hovedpine ved at have alt samlet i Officeguru,"
Det betyder, at Camila kan fokusere mere på andre kerneopgaver, bl.a. de kulturskabende sociale arrangementer, fremfor at bruge tid på kontorets administrative detaljer.
Erfaringen fra Driversnote
Driversnotes oplevelse viser, hvordan en platform som Officeguru kan lette byrden af kontoradministration og forbedre effektiviteten. Det handler om at gøre hverdagen nemmere for både leverandørerne og dem, som sidder med kontoradministrationen. Én ting er, at chat, pulsmålinger og help desk skaber et godt fundament for den personlige dialog, noget andet er, at man i høj grad slipper for hovedpinen ved kontoradministration ved at samle det hele ét sted.
