Fra Kontorelev til Facility Management Mester: Saschas Rejse med Moment og Magien ved Effektiv Kommunikation
Sascha begyndte sin karriere som kontorelev hos Moment, men dette har siden udviklet sig til en ledende rolle inden for facility management. I løbet af de seneste år har Sascha haft en afgørende indflydelse på at sikre, at kontorets drift forløber gnidningsløst. Hendes ansvarsområder omfatter koordinering af forskellige opgaver på kontoret, lige fra rengøring til håndtering af leverandøraftaler.
Med mere end 100 ansatte på hovedkontoret, samt flere mindre kontorer, er det afgørende for Sascha at opretholde en klar og effektiv kommunikationskanal. "Jeg har en kontaktperson på hvert kontor, som er min go-to-person for at sikre, at alt forløber smidigt" forklarer hun. Disse kontaktpersoner fungerer som bindeled mellem medarbejderne og Sascha, hvilket letter opdagelsen af problemer eller behov på de forskellige steder.
Moment er på en vækstrejse og vokser bl.a. gennem en veleksekveret opkøbsstrategi. Ud over at jonglere med de daglige operationer og vedligeholdelse af faciliteterne spiller Sascha også en rolle i at sikre, at nyopkøbte virksomheders kontorer integreres i Moment. Dette indebærer bl.a. undersøgelse og koordinering af leverandøraftaler og lejekontrakter, hvilket er en proces, hun har strømlinet ved brug af teknologi og to-do-lister.
God intern kommunikation er et must
Saschas tilgang til arbejdet involverer en dyb forståelse for behovet for klare og præcise kommunikationsmetoder: "Omkring 80% af arbejdet er intern kommunikation", påpeger hun. Det er en vigtig del af Saschas arbejde at sørge for, at de andre ansatte ved, hvad der foregår hvornår. Hun bruger derfor meget tid på at informere de andre, f.eks. når håndværkere kommer på kontoret. Dette gør hun ved hjælp af detaljerede tidsplaner, som deles med de andre ansatte.
Hendes tilgang til at opretholde effektiv kommunikation inkluderer også opbygning af stærke forbindelser med leverandører. Hun sikrer, at dialogen er åben og god, samtidig med at hun søger at opbygge et forhold til sine leverandører, nogle af dem hun har samarbejdet med gennem flere år.
I sine bestræbelser på at effektivisere kommunikationen og strømline facilitetsstyringen, har Sascha fundet en god allieret i Officegurus platform. Denne alt-i-et-løsning har ændret måden, hvorpå hun håndterer daglige opgaver.
Særligt chatfunktionen har transformeret kommunikationen - både internt og med leverandører. Funktionen har gjort det muligt for Sascha hurtigt at være i direkte kontakt, samtidig med at hun altid kan finde tidligere korrespondancer. Dette har bidraget til hurtigere problemløsning og koordinering af aktiviteter kollegaer imellem.
Tidsbesparende makker i hverdagen
Det mest bemærkelsesværdige aspekt for Sascha er den tid, hun sparer ved at benytte platformen. Hun forklarer, hvordan hun tidligere skulle søge på nettet efter leverandører eller tilbud, men med Officegurus platform kan hun nemt og hurtigt indhente tilbud på forskellige services fra et godt udvalg af pålidelige samarbejdspartnere.
Saschas eksempel understreger, at kommunikation er nøglen til at skabe et godt arbejdsmiljø og sikre, at alle er på samme side. Hendes brug af Officegurus platform er et eksempel på, hvordan teknologi kan bruges til at forbedre facility management-processer. Platformen giver hende de værktøjer, hun har brug for til at effektivisere sit arbejde og spare tid - og ekstra tid er altid noget en travl Facility Manager kan bruge på at gøre kontoroplevelsen endnu bedre for både kolleger og kunder.
