I en tid, hvor bæredygtighed og omkostningsbevidst ledelse er i fokus som aldrig før, er det interessant at se, hvordan organisationer som DIGNITY - Dansk Institut mod Tortur - håndterer driften af deres kontorer. Vi havde fornøjelsen af at interviewe Birgit Christiansen, Facility Manager hos DIGNITY, der delte indblik i hendes arbejde og de udfordringer, de står overfor.
En Travl Facility Manager
Birgit har arbejdet hos DIGNITY i 6 år og har set organisationen udvikle sig i løbet af hendes tid der. Hun og hendes team sørger for, at alt fungerer gnidningsløst, koordinerer håndværkere og underleverandører og byder patienter og gæster velkommen.
DIGNITY er et levende hus med ca. 110 ansatte. Kontoret huser blandt andet forskere, internationale medarbejdere og dem, der besøger klienterne i de danske fængsler. Den alsidige karakter af organisationen betyder, at nogle dage er fyldt med aktivitet, mens andre dage er mere stille.
Hybridt Arbejde og Kontordrift
På grund af COVID-19-pandemien har DIGNITY konstateret, at de ikke længere har brug for så meget kontorplads som tidligere. De har derfor lejet en del af deres bygning ud og arbejder nu med en model, hvor medarbejderne skal være til stede på Bryggervangen minimum tirsdag og torsdag, og hvor man - afhængig af afdeling - kan aftale med sin personaleleder, at man kan arbejde hjemmefra maksimalt 3 ugedage. Dette har udfordret kontordriften og betyder, at Birgit og hendes to kolleger inden for Facility Management skal tænke mere omhyggeligt over, hvordan de bruger deres faciliteter. Ansvarsområderne er klart fordelt i teamet, og Birgit har blandt andet ansvaret for kontorets fysiske rammer.
Bæredygtighed i Fokus
"Vi skal overveje, hvorfor vi printer al den papir, al det pap, og om det er nødvendigt."
En vigtig del af DIGNITY's arbejde er at være klimabevidst, også når det kommer til deres kontordrift. Birgit delte, hvordan de nu vejer alt affald for at forstå og reducere deres spild. Dette bliver udført i tæt samarbejde med deres rengøringsleverandør, der dagligt vejer køkkenaffaldet, inden det smides ud.
De har også testet kun at have én skraldespand pr. kontor for at reducere papirforbruget. Men det har også sine udfordringer, da kollegerne har forskellige behov og præferencer.
Når det kommer til leverandører, forsøger DIGNITY at finde dem, der er miljøbevidste og lever op til deres etiske standarder. De lægger vægt på, at deres leverandører skal have miljømærker som f.eks. Svanemærket for rengøring. Birgit understregede desuden vigtigheden af, at leverandører skal forstå og støtte DIGNITY's værdier.
Omkostningsbevidste Leverandører og Bevidste Fravalg
Derudover er det afgørende at finde leverandører, der er omkostningsbevidste og villige til at gå på kompromis med indtjeningen til fordel for at bidrage til en god sag. DIGNITYs budget er naturligvis yderst begrænset, da midlerne skal benyttes til klienterne og tjene den gode sag. Det begrænsede budget har også medført, at frokostordningen er blevet fravalgt. Der er blevet forsøgt flere forskellige frokostløsninger, men økonomisk set har det ikke været muligt at få det til at hænge sammen, hvilket Birgit har fuld forståelse for.
"Der er mange af mine kolleger, der gerne vil have frokostordning, men økonomien tillader det ikke på nuværende tidspunkt, da det koster en del penge... pris og kvalitet hænger sammen... de billigere alternativer var for simple."
Digital Platform og Tilgængelighed
DIGNITY benytter Officeguru til at styre hverdagen og samarbejde med kontorets leverandører. Birgit og hendes kolleger kan følge med i korrespondancen og træde til, når det er nødvendigt.
Derudover værdsætter Birgit især tilgængeligheden af leverandørens og Officegurus kundeservice, der faciliteres gennem chatten på Officeguru-platformen.
"Det hele er nemt at gå til - platformen gør det nemt at komme i kontakt med folk, og svartiden er hurtig."
Udover kommunikationen med leverandørerne benytter DIGNITY Officegurus markedsplads til at undersøge forskellige tilbud for at finde den rette balance mellem kvalitet og omkostninger.
Afslutning
DIGNITY's tilgang til office management er en fascinerende blanding af omkostningsbevidsthed og bæredygtighed. Som organisationen tilpasser sig en verden med mere hybridt arbejde, er de nødt til at tænke nyt og finde løsninger, der passer til deres unikke behov. Birgit og hendes team arbejder hårdt for at sikre, at deres kontorfaciliteter fungerer gnidningsløst og er i overensstemmelse med deres værdier. Det er en udfordrende opgave, men en, der er afgørende for organisationens succes.
